外部数据交换方案主要用于外部系统和人事系统进行集成。数据文件采用XML格式，外部系统可通过HTTP方式直接发送XML到人事系统，也可登陆人事系统手动加载数据，还可以利用代理加载程序进行数据发送。
因与人力资源建立接口的各子系统相对独立，各子系统间不可直接访问内部服务和方法，故信息的交换通过接口完成。接口在通信方式上，可分为主动和被动两种。
1、主动方式：人力资源管理系统定期或实时把组织架构、职工资料与变动信息、薪酬等信息传递给各子系统。如图：
2、被动方式：人力资源系统提供开放的数据服务，各子系统按需获取同步数据。如图：
接口在实现上。可以按层次划分为数据库级和应用服务级。
3、数据库级：人力资源系统和目标系统直接在数据库中进行数据交换，这种方式的好处是技术上简单，只需要单方提供接口程序即可，且不失可靠性，但主要问题是会对目标系统的稳定性造成一定影响，且一旦出现问题，责任不容易划分。如图：
4、应用服务级：人力资源系统提供一系列数据提供服务，通过WebServic方式发布，各目标系统通过访问服务获取同步数据。这种方式的稳定性较高，在结构上、可控性上、职责划分上都有明显的优势，是重点推荐的方式。但这种方式对通信双方的系统都要进行改造。如图：
